Operation Assistant (Associate)

仕事内容

職務内容 本ポジションは、プロジェクトにおける契約、発注および支払に関する事務オペレーション業務を担当し、各種手続きが適切かつ円滑に実施されるよう支援する役割を担う。 社内関係部署、コンサルタント、施工会社、取引先と連携しながら、契約・発注・支払に関する各種手続き、文書管理、システム入力およびデータ更新業務を行い、プロジェクト運営を支援する。 【業務詳細】 契約管理支援業務 ・取引先、コンサルタント、施工会社等との契約締結手続きのサポート ・契約書に関する社内承認取得およびフォローアップ ・契約書および関連資料の保管・管理 ・契約更新および契約変更手続きのサポート 発注・支払管理支援業務 ・発注書（Purchase Order）の作成および発行手続き ・請求書の受領および内容確認 ・支払申請書類の作成および提出 ・発注および支払い状況のトラッキング ・関連書類の管理 データ管理・レポート支援業務 ・契約・発注および支払いデータの更新 ・予算管理表および各種資料の更新 ・データ整合性確認 ・レポート作成支援およびデータ集計 文書管理およびシステム管理業務 ・契約書、請求書および関連文書の保管・管理 ・押印および署名手続き支援 ・社内システムへのデータ入力および更新 関係者対応 ・社内関係部署との連携および情報共有 ・取引先、コンサルタントおよび施工会社との連絡対応 ・各種フォローアップ 英語対応業務 ・海外取引先および海外関係者とのメール・文書対応 ・英文契約書および関連資料の保管・管理 ・英文資料の確認および整理 ・必要に応じた会議参加およびコミュニケーション対応 ■主な評価指標（KPI） ・契約手続きの期限遵守率 ・発注・支払処理の期限遵守率 ・システム入力および管理データの正確性 ・管理資料およびレポートの更新タイミングおよび品質 ・関係者からの問い合わせ対応品質 ・文書管理およびコンプライアンス遵守状況 応募資格（必須） ■Knowledge/Experience ・３年以上の社会人経験 ・営業事務、総務、経理補助、調達事務、プロジェクトサポート等の実務経験 ■Skills ・高い事務処理能力と正確性 ・優れたスケジュール管理能力 ・複数案件を並行して管理できる能力 ・社内外関係者との調整・コミュニケーション能力 ・Microsoft Office（特にExcel、Word、PowerPoint）の実務スキル ・数値管理およびデータ分析に対する基礎的理解 ・自律的かつ主体的に業務を推進する能力 ■Language ・日本語：ビジネスレベル ・英語：メールおよび文書対応が可能なレベル ■ Education ・専門学校卒以上（経営管理、建設、工学、会計、財務または関連分野歓迎） 応募資格（歓迎） ■Knowledge/Experience ・契約管理、発注管理、請求書処理、ERPシステム利用経験があれば尚可 ・建設、不動産、データセンター業界での業務経験があれば尚可 賃金 Flexible up to Candidates and Market trend Application Documents ・日本語の履歴書および職務経歴書（必須） ・英文レジュメ（任意） ※選考を円滑に進めるため、レジュメ内に簡単な志望理由を記載いただけると望ましいです。 勤務時間 9:15 am- 17:30 pm Flexible worktime will be permitted to Managers or above position 昇給・賞与 Annual salary planning is taken place based on each performance review Annual bonus payment will be eligible for all employee except Sales, who are eligible for sales incentive plan Target bonus/Sales incentive are varied according to job level 諸手当 Commutation allowance 休日・休暇 Saturday, Sunday and National Holiday Paid holidays: 10 days are accrued for the first year, and 20 days will be added per year from 2nd year, those paid holidays will be effective for two years from each grant Yearend New year holidays: Dec 29- Jan 3 Maternity/Paternity are designated by law -Other special leave: Sick, Child care, Nursing care, Marriage, Bereavement, Transfer, Citizen Judge 福利厚生 Defined Contribution Pension plan (Corporate type) Cafeteria type of fringe benefit plan Language or the other technical/business skill training supports Annual health checkup/ flu vaccination supports Retirement Age The mandatory retirement age is 60. Work Arrangement Basically work at office but remote work is allowed up to case Contact careers@mc-digitalrealty.com

必須スキル

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